製造業の契約管理、こんな悩みはありませんか？
「取引先が増えるたびに契約書の山が増える」「更新時期の管理が追いつかない」——中小製造業の経営者から、こうした声をよく聞きます。
製造業は他の業種と比べて、契約書の種類と量が多い業界です。取引基本契約、個別発注書、品質保証契約、秘密保持契約（NDA）、金型に関する覚書など、1つの取引先だけでも複数の契約が必要になります。取引先が50社あれば、管理すべき契約書は数百件に達することも珍しくありません。
さらに製造業特有の課題があります。工場と本社が離れている場合、契約書の押印のために書類を郵送したり、わざわざ本社に持ち帰ったりする手間が発生します。急ぎの発注に対して契約締結が間に合わず、口頭で先に進めてしまうケースも見られます。
こうした契約管理の非効率は、コスト増加だけでなく、法的リスクにもつながります。契約書の紛失や更新漏れは、取引先とのトラブルの原因になりかねません。
この記事では、中小製造業の経営者に向けて、電子契約を活用した契約業務の改善方法を具体的に解説します。電子契約の基本的な仕組みについては、電子契約とは？中小企業のための完全ガイドもあわせてご覧ください。
製造業の契約書にかかる「見えないコスト」とは
紙の契約書には、印刷代や郵送代だけではない「見えないコスト」が潜んでいます。製造業で特に大きいのが、印紙税です。
たとえば、取引基本契約書は印紙税法上の第7号文書に該当し、1通あたり4,000円の収入印紙が必要です。取引先が30社あれば、基本契約だけで12万円の印紙税がかかります。さらに、請負契約や売買契約など、金額に応じた印紙税が発生する契約もあります。契約金額が500万円を超える請負契約なら、1通あたり1万円の印紙税です。
印紙税法によると、電子データで作成・締結した契約書には印紙税がかかりません。国税庁も、電子的に締結された契約は課税文書に該当しないとの見解を示しています。つまり、電子契約に切り替えるだけで、印紙税を丸ごと削減できるのです。
印紙税以外にも、紙の契約書には多くのコストがかかっています。具体的に見てみましょう。
- 印刷・製本費：1通あたり数十円〜数百円
- 郵送費：簡易書留で440円〜、レターパックで520円〜
- 保管コスト：キャビネットの設置場所、保管スペースの確保
- 人件費：契約書の作成・確認・押印・郵送・ファイリングにかかる時間
- 検索・照会コスト：過去の契約内容を確認するための時間
中小企業庁の調査によると、中小製造業では1社あたり年間で数十万円から百万円以上の契約関連コストが発生しているとされます。電子契約を導入すれば、このうちの多くを削減できます。
製造業で電子契約が特に効果を発揮する場面
電子契約はあらゆる業種で活用できますが、製造業では特に効果が大きい場面があります。自社の業務に当てはまるものがないか、確認してみてください。
取引基本契約の締結・更新
製造業の取引は、まず取引基本契約を締結し、その後は個別発注で取引を進める形が一般的です。取引基本契約には通常1〜3年の有効期間があり、自動更新条項が付いていることが多いものの、条件変更が必要な場合は再締結となります。
電子契約なら、更新時期が近づいたときにシステムが自動で通知してくれます。更新漏れを防ぎつつ、条件変更があればすぐに新しい契約を締結できます。
新規取引先との契約
新しいサプライヤーや発注先と取引を始める際には、基本契約・NDA・品質保証契約など、複数の契約を短期間で締結する必要があります。紙でのやり取りでは、1つの契約の締結に1〜2週間かかることもあります。
電子契約を使えば、複数の契約書を同時に送付し、相手方はPCやスマートフォンから署名できます。最短で即日の契約締結も可能です。
下請法が適用される取引
資本金の条件によって下請法（下請代金支払遅延等防止法）が適用される取引では、発注時の書面交付義務があります。この書面交付は電子的方法でも認められています。電子契約サービスを利用すれば、書面交付義務を満たしながら、交付記録も自動で残せます。
工場と本社が離れている場合
工場が地方にあり、本社が都市部にあるケースは製造業では珍しくありません。代表印の管理が本社にある場合、契約書への押印のために書類のやり取りが必要です。電子契約ならどこからでも署名できるため、拠点間の物理的な距離が障害になりません。
海外サプライヤーとの取引
海外との部品調達や製品供給の契約では、国際郵便で1〜2週間かかるケースがあります。電子契約であれば時差に関係なく、相手方の都合のよい時間に署名してもらえます。
「取引先が対応できるか不安」への答え
電子契約の導入を検討する際に、多くの経営者が心配するのが「取引先が電子契約に対応してくれるのか」という点です。特に製造業では、長年の付き合いがある取引先や、ITに不慣れな中小企業が多いケースもあります。
結論から言えば、この心配は思っている以上に杞憂であることが多いです。
まず、立会人型と呼ばれる方式の電子契約であれば、相手方にアカウント登録やソフトウェアのインストールを求める必要がありません。メールで届いたURLをクリックし、内容を確認して同意するだけです。パソコンでメールを使える方なら、問題なく操作できます。
実際の導入では、次のような段階的なアプローチが効果的です。
- まずは自社内で新規取引先との契約から電子契約を導入する
- ITリテラシーの高い取引先から順に、既存取引先の契約も電子化する
- 運用に慣れてきたら、対象を広げていく
- どうしても紙を希望する取引先には、従来の方法を並行して維持する
すべてを一度に切り替える必要はありません。紙と電子を併用しながら、徐々に電子契約の割合を増やしていくのが現実的な進め方です。
取引先への説明も、難しく考える必要はありません。「印紙税の削減と契約管理の効率化のため、電子契約を導入しました。御社にもメリットがある仕組みですので、ぜひご協力ください」と伝えれば、多くの取引先は前向きに検討してくれます。相手方も印紙税が不要になるため、双方にとってメリットがある提案です。
製造業が電子契約サービスを選ぶときのポイント
電子契約サービスは多数ありますが、製造業の中小企業が選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておくと失敗しにくくなります。
立会人型であること
前述のとおり、相手方にアカウント登録を求めない立会人型のサービスが、取引先の負担が少なく導入しやすいです。電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）に基づき、立会人型電子署名でも法的効力が認められています。
月額費用が負担にならないこと
製造業の中小企業では、契約書の送信件数が月に数件〜数十件というケースが多いでしょう。月額数万円のサービスだと費用対効果が見合わないこともあります。月額1万円以下、あるいは送信件数に応じた従量課金のサービスを選ぶのが合理的です。
操作がシンプルであること
工場で働く方が使う場面もある製造業では、複雑な操作は現場に浸透しません。PDFをアップロードして、相手方のメールアドレスを入力して送信するだけ。このくらいシンプルなサービスが理想です。
契約書の管理機能があること
締結した契約書を一覧で確認でき、契約期限のアラート機能があると、更新漏れを防げます。取引先名や契約種類で検索できる機能も、契約数が多い製造業では重宝します。
セキュリティが確保されていること
製造業の契約書には、製品仕様や価格情報など、機密性の高い内容が含まれます。通信の暗号化（TLS）、保存データの暗号化、アクセスログの記録など、基本的なセキュリティ機能を備えたサービスを選びましょう。
Simple Contractは、立会人型電子契約に対応しており、相手方のアカウント登録は不要です。月額費用を抑えたプランがあり、操作もPDFアップロードとメール送信のみとシンプルです。契約書の管理・検索機能やTLSによる通信暗号化も標準で備わっています。
まず何から始める？製造業の電子契約導入ステップ
電子契約の導入は、大がかりなシステム導入とは違います。多くのクラウド型サービスは即日利用を開始でき、既存の業務フローを大きく変える必要もありません。
製造業の中小企業におすすめの導入ステップを紹介します。
ステップ1：自社の契約書を棚卸しする
まず、自社で使っている契約書の種類と、年間の締結件数を把握します。取引基本契約、NDA、品質保証契約、発注書など、種類ごとに整理してみてください。どの契約にいくらの印紙税がかかっているかも確認します。
ステップ2：電子化する契約を決める
すべてを一度に電子化する必要はありません。まずは、新規取引先との契約や、NDAなど比較的シンプルな契約から始めるのがおすすめです。効果を実感しやすい印紙税額の大きい契約を優先するのも一つの方法です。
ステップ3：サービスを選定し、テスト利用する
無料プランやトライアル期間があるサービスを選び、まずは社内で試してみましょう。自社の担当者が迷わず操作できるか、取引先に説明しやすいかを確認します。
ステップ4：取引先に案内する
テスト利用で問題がなければ、取引先への案内を始めます。前述のとおり、新規取引先やIT対応力の高い取引先から順に進めていきます。案内文のテンプレートを用意しておくと、営業担当者の負担も減ります。
ステップ5：運用ルールを整備する
電子契約の利用範囲、承認フロー、保管ルールなどを社内規程として整備します。紙の契約書との併用期間のルールも決めておくとスムーズです。
導入を進める中で「そもそも電子契約の法的な効力はどうなのか」「セキュリティは大丈夫か」といった疑問が出てくることもあるでしょう。そうした基本的な疑問については、電子契約とは？中小企業のための完全ガイドで詳しく解説していますので、参考にしてください。
製造業は契約書の量が多い分、電子化による効果も大きい業界です。印紙税の削減、締結スピードの向上、管理工数の削減など、経営に直結するメリットがあります。まずは小さく始めて、効果を実感するところからスタートしてみてはいかがでしょうか。