「電子契約が無料」と聞いて不安になりませんか？
「電子契約サービスを無料で使えます」と聞くと、つい疑ってしまう方も多いのではないでしょうか。「後から高額な請求が来るのでは」「無料では使い物にならないのでは」といった不安は自然な反応です。
結論から言うと、電子契約サービスの無料プランは実際に存在します。そして、使い方次第では中小企業の業務に十分役立ちます。ただし、無料プランにはサービスごとに異なる制限があり、その制限を理解せずに導入すると、かえって手間が増える可能性もあります。
本記事では、中小企業の経営者に向けて、電子契約の無料プランの仕組みや注意点をわかりやすく解説します。自社に合った選び方のヒントにしてください。
電子契約の無料プランでできること
まず、電子契約サービスの無料プランで一般的にできることを整理しましょう。
多くのサービスでは、無料プランでも以下の基本機能が利用できます。
- 契約書PDFのアップロードと送信
- 相手方によるオンラインでの署名・同意
- 締結済み契約書の保管・ダウンロード
- 署名履歴や操作ログの記録
つまり、「契約書を送って、相手に署名してもらい、保管する」という電子契約の基本的な流れは、無料プランでも対応できるケースが多いのです。
特に注目すべき点として、電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）の要件を満たす電子署名機能は、無料プランでも提供されているサービスがあります。つまり、無料でも法的に有効な電子契約を締結できる可能性があるということです。
たとえばSimple Contractでは、フリープランでも電子署名とタイムスタンプの機能が利用でき、機能制限がありません。月1件まで永久無料で使えるため、契約件数が少ない企業であれば、コストをかけずに電子契約を始められます。
無料プランの「落とし穴」になりやすい制限
無料プランには当然、制限があります。ここを見落とすと、導入後に「こんなはずではなかった」となりかねません。サービスによって異なりますが、よくある制限を確認しておきましょう。
送信件数の上限
最も多い制限が、月間の送信件数です。無料プランでは月に1〜5件程度に制限されているサービスが一般的です。月に数件しか契約を締結しない企業なら問題ありませんが、繁忙期に件数が増えると対応できなくなります。
「普段は月2〜3件だけど、年度末は10件を超える」というケースは中小企業でよくある話です。こうした変動がある場合は、上限を超えた月だけ有料プランに切り替えられるかを事前に確認しておきましょう。
ユーザー数の制限
無料プランでは、サービスを利用できるユーザー（アカウント）数が1名に限定されていることがあります。経営者自身が契約業務を行う場合は問題ありませんが、総務担当者や営業担当者にも使わせたい場合は注意が必要です。
保存期間の制限
締結済みの契約書データの保存期間に制限があるサービスもあります。契約書には法律上の保存義務があります。たとえば、法人税法では契約書を7年間保存する必要があります。無料プランの保存期間がこの要件を満たしているかは必ず確認してください。
サポート体制の違い
無料プランでは、問い合わせ対応がメールのみだったり、回答までに時間がかかったりすることがあります。電子契約に不慣れな段階では、操作方法や法的な疑問が出てくるものです。サポートの手厚さも選定基準に含めましょう。
テンプレートや一括送信の制限
契約書のテンプレート登録や、複数の相手先への一括送信といった効率化機能は、有料プランでのみ提供されることが多いです。同じ種類の契約を繰り返し締結する業務がある場合、この制限は作業効率に直結します。
無料プランで十分な企業・足りない企業の違い
では、どのような企業に無料プランが適しているのでしょうか。判断のポイントを整理します。
無料プランで十分なケース
- 月の契約件数が5件以下
- 契約業務の担当者が1〜2名
- 取引先との契約が中心で、社内承認フローが不要
- まずは電子契約の使い勝手を試したい
こういった条件に当てはまる企業であれば、無料プランから始めて問題ありません。従業員が数名〜十数名の企業や、経営者自身が契約業務を兼任しているケースが該当します。
有料プランを検討すべきケース
- 月の契約件数が10件を超える
- 複数の担当者が契約業務を行う
- 上長の承認を経てから送信するフローがある
- 既存の業務システムと連携させたい
- 取引先ごとに契約書のテンプレートを使い分けたい
中小企業庁の調査では、中小企業の約7割がDX推進に課題を感じているとされています。電子契約の導入はDXの第一歩として取り組みやすい施策ですが、自社の業務量に合ったプランを選ぶことが、定着のカギになります。
「無料で始めて、必要に応じてアップグレードする」という段階的なアプローチが、中小企業にとっては最もリスクの低い導入方法です。
無料で電子契約を使うときに確認すべき5つのポイント
実際に無料プランを選ぶ際、以下の5つを確認しておくと失敗を防げます。
1. 法的効力があるか
電子契約が法的に有効であるためには、電子署名法の要件を満たす必要があります。具体的には、「本人による電子署名」が行われていることが重要です。無料プランでも、この要件を満たすサービスを選びましょう。
なお、立会人型の電子契約サービスでは、サービス事業者が本人確認と署名のプロセスを担保する仕組みになっています。総務省・法務省・経済産業省の連名で発出された見解（2020年）でも、立会人型の電子署名が電子署名法第2条の要件を満たしうることが示されています。
2. 印紙税が本当に不要か
電子契約の大きなメリットの一つが、印紙税の節約です。印紙税法（昭和42年法律第23号）では、課税対象は「文書」と定義されています。国税庁の見解では、電子データでやり取りされる契約は「文書」に該当しないため、印紙税がかかりません。これは無料プランでも有料プランでも同じです。
たとえば、500万円の請負契約の場合、紙の契約書では2,000円の収入印紙が必要です。年間50件の契約を締結すれば、印紙代だけで10万円になります。この費用が電子契約ならゼロになるわけです。
3. データの保管と安全性
契約書は企業にとって重要な書類です。無料プランでも、暗号化された安全な環境でデータが保管されるかを確認しましょう。また、万が一サービスが終了した場合に、データをエクスポートできるかどうかも重要なポイントです。
4. 相手方の操作のしやすさ
電子契約は自社だけでなく、取引先にも使ってもらう必要があります。相手方がアカウント登録なしで署名できるか、スマートフォンからでも操作できるかなど、取引先の負担が少ないサービスを選ぶことが大切です。
「電子契約を提案したら取引先に嫌がられた」という声を聞くことがありますが、その原因の多くは、相手方の操作が煩雑なサービスを選んでしまったことにあります。メールのURLをクリックするだけで署名画面にアクセスできるような、シンプルな仕組みのサービスがおすすめです。
5. 有料プランへの移行のしやすさ
事業が成長すれば、契約件数も増えていきます。無料プランで蓄積したデータや設定をそのまま引き継いで、有料プランに移行できるかは重要です。プラン変更時にデータの移行が必要だったり、追加の手続きが発生したりするサービスは避けたほうが無難です。
中小企業が電子契約を無料で始める具体的な手順
ここからは、実際に無料プランで電子契約を始めるまでの流れを紹介します。
ステップ1：自社の契約業務を棚卸しする
まず、現在の契約業務の状況を把握します。月にどのくらいの件数の契約を締結しているか、どんな種類の契約が多いか、誰が担当しているかを整理しましょう。この作業により、無料プランで十分かどうかの判断材料が得られます。
ステップ2：サービスを比較・選定する
複数の電子契約サービスの無料プランを比較します。先ほど紹介した5つのポイント（法的効力、印紙税、データ保管、相手方の操作性、移行のしやすさ）を基準に選定してください。
比較の際は、「今の業務にフィットするか」だけでなく、「半年後・1年後にも使い続けられるか」という視点も持つことをおすすめします。
ステップ3：社内でテスト運用する
いきなり取引先に送るのではなく、まずは社内でテスト送信を行いましょう。自分宛に契約書を送信し、署名の流れを一通り体験してみます。操作に慣れてから取引先への運用を始めれば、トラブルを未然に防げます。
ステップ4：取引先に案内して運用を開始する
テスト運用で問題がなければ、まずは1〜2社の取引先から電子契約に切り替えてみましょう。取引先には「操作は簡単で、メールのリンクから署名するだけです」と説明するとスムーズです。最初の数件がうまくいけば、他の取引先にも広げていけます。
Simple Contractの場合、相手方はアカウント登録が不要で、メール内のURLから直接署名画面にアクセスできます。クレジットカードの登録も不要で始められるため、「とりあえず試してみたい」という中小企業に適した仕組みです。
まとめ：無料プランを賢く使って電子契約を始めよう
電子契約の無料プランは、中小企業にとって導入のハードルを下げる有効な選択肢です。ただし、送信件数やユーザー数などの制限を理解したうえで利用することが大切です。
改めて、無料プランを選ぶ際のポイントをまとめます。
- 法的効力のある電子署名機能が含まれているか
- 印紙税が不要になるか（電子契約であれば不要）
- データの保管が安全で、保存期間が十分か
- 相手方の操作負担が少ないか
- 将来的に有料プランへスムーズに移行できるか
契約業務のデジタル化は、コスト削減だけでなく、業務スピードの向上や書類の紛失リスクの低減にもつながります。無料プランを活用して、まずは小さく始めてみてはいかがでしょうか。