税理士事務所とのやり取りに紙の契約書は本当に必要？
税理士事務所と顧問契約を結ぶとき、紙の契約書を郵送でやり取りしていませんか。契約書の印刷、押印、郵送、返送という一連の流れは、1通あたり数日から1週間ほどかかります。忙しい決算期や年度替わりの時期には、契約更新が後回しになることも珍しくありません。
実は、税理士事務所との契約書は電子契約に切り替えられます。顧問契約書、業務委託契約書、報酬に関する覚書など、日常的にやり取りする書類の多くが電子化の対象です。
「電子契約って大企業向けでは？」と思う方もいるかもしれません。しかし、中小企業庁の調査では、中小企業におけるIT導入が年々加速しています。特に2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されたことで、書類の電子化への関心は高まり続けています。
この記事では、税理士事務所との契約書を電子化するメリットと具体的な進め方を、基礎から丁寧に解説します。
税理士事務所と交わす契約書の種類と電子化の可否
まず、税理士事務所と中小企業の間で交わされる主な契約書を整理しましょう。
- 税務顧問契約書：月次の記帳代行や税務相談を依頼する際に締結する基本契約です。年間契約が一般的で、毎年更新が発生します。
- 決算申告業務委託契約書：法人税・消費税などの申告業務を委託するための契約です。顧問契約と別に結ぶ事務所もあります。
- 報酬に関する覚書・変更契約書：顧問料の変更や追加業務の依頼時に取り交わします。年に数回発生することもあります。
- 相続税・資産税関連の契約書：相続税申告や資産税対策を依頼する際に個別に締結します。
- 秘密保持契約書（NDA）：財務情報を共有するにあたり、守秘義務を明確にする書類です。
これらの契約書は、すべて電子契約で締結できます。電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）第3条により、本人による電子署名が行われた電子文書は、書面の押印と同様に法的効力が認められています。
税理士法においても、顧問契約書を紙で作成しなければならないという規定はありません。契約の成立は当事者の合意によるものであり、媒体は問われないのが原則です。
つまり、税理士事務所との契約書を電子化することに法的な障壁はないのです。
契約書の電子化で得られる5つのメリット
税理士事務所との契約書を電子化すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。5つのポイントに分けて説明します。
1. 印紙税が不要になる
紙の契約書には、記載金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。国税庁の印紙税法基本通達によれば、電子的に作成・締結された契約書は「文書」に該当しないため、印紙税は課税されません。顧問契約書の場合、継続的取引の基本契約に該当すると1通あたり4,000円の印紙税がかかるケースがあります。毎年の更新時に双方が1通ずつ保管すると、年間で8,000円の削減になります。
2. 締結までの時間を大幅に短縮できる
紙の契約書は、印刷・押印・郵送・返送で通常5〜7営業日ほどかかります。電子契約なら、送信から署名完了まで最短で当日中に終わります。年度替わりで複数の契約を同時に更新する場合、この差は非常に大きいです。
3. 郵送費・印刷費を削減できる
契約書1通あたりの郵送費は、簡易書留で約400〜500円、レターパックで約520円です。印刷費や封筒代も含めると、1通あたり約600〜800円のコストが発生します。年間で複数通の契約書を交わす場合、積み上がると無視できない金額です。
4. 契約書の管理・検索が容易になる
紙の契約書はファイリングして物理的に保管する必要があります。「3年前の顧問契約書はどこだろう」と探し回った経験がある方も多いのではないでしょうか。電子契約なら、取引先名や締結日で検索するだけで目的の契約書にたどり着けます。
5. 電子帳簿保存法への対応がスムーズになる
2024年1月から、電子取引のデータ保存が完全義務化されました。電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）に基づき、電子的に授受した取引情報はデータのまま保存する必要があります。電子契約サービスを利用すれば、タイムスタンプの付与や検索機能の要件を自動的に満たせます。
税理士事務所の契約書を電子化する具体的な手順
「メリットはわかったけど、実際にどう進めればいいの？」という方のために、具体的な手順を説明します。
ステップ1：税理士事務所に事前相談する
まずは顧問税理士に電子契約への切り替えを打診しましょう。税理士事務所側もペーパーレス化を進めているケースが増えています。「次の契約更新から電子契約にしたい」と伝えれば、多くの事務所は前向きに対応してくれるはずです。
ステップ2：電子契約サービスを選ぶ
電子契約サービスを選ぶ際のポイントは次の3つです。
- 相手方（税理士事務所）がアカウント登録不要で署名できること
- 電子帳簿保存法の要件（タイムスタンプ、検索機能）を満たしていること
- 月額費用が中小企業の予算に見合うこと
Simple Contractのような立会人型の電子契約サービスであれば、相手方はメールのURLから署名画面にアクセスするだけで契約を完了できます。税理士事務所側に特別なソフトのインストールやアカウント作成を求めずに済むため、導入のハードルが低いのが特長です。
ステップ3：契約書のテンプレートを準備する
既存の紙の契約書をPDF化し、電子契約用のテンプレートとして登録します。顧問契約書のように毎年使う書類は、テンプレート化しておくと更新のたびに一から作り直す手間を省けます。
ステップ4：テスト送信で操作を確認する
本番の契約締結の前に、社内でテスト送信を行いましょう。送信者側と受信者側の両方の操作感を確認しておくと、実際の締結時にスムーズに進みます。
ステップ5：契約書を送信し、署名を依頼する
PDFをアップロードし、税理士事務所のメールアドレスを指定して送信します。相手方がメール内のURLから契約内容を確認し、同意操作を行えば契約締結は完了です。完了後は双方にPDFが自動送付されるため、保管の手間もかかりません。
よくある不安と解消ポイント
税理士事務所との契約書を電子化する際に、経営者からよく聞かれる疑問をまとめました。
「電子契約は税務調査で問題にならない？」
電子帳簿保存法の要件を満たしたサービスで保存していれば、税務調査にも対応できます。タイムスタンプが付与され、取引先名・日付・金額で検索できる状態であれば、国税庁が定める保存要件を充足します。むしろ紙の書類よりも検索性が高く、調査時の対応がスムーズになるケースも多いです。
「税理士が電子契約に慣れていない場合は？」
立会人型の電子契約サービスなら、税理士側はメールを開いてURLをクリックし、内容を確認して同意ボタンを押すだけです。PC操作に不慣れな方でも5分程度で完了できます。事前に「このようなメールが届きます」と説明しておくとよいでしょう。
「途中で紙に戻すことはできる？」
もちろん可能です。電子契約で締結した書類はPDFとして保存されるため、必要に応じて印刷もできます。ただし、一度電子化に慣れると紙に戻したいという声はほとんど聞かれません。
「契約書の原本はどちらが持つの？」
電子契約では、署名済みのPDFが双方に同じものとして保管されます。紙の契約書のように「原本と写し」という区別がなく、双方が同等の原本を持つ形になります。これは管理の面でも大きなメリットです。
まずは1通の契約書から始めてみる
税理士事務所との契約書の電子化は、決して難しいものではありません。複雑なシステム導入は不要で、電子契約サービスに契約書PDFをアップロードして送信するだけです。
おすすめは、次回の顧問契約の更新タイミングに合わせて電子契約を試してみることです。まずは1通だけ電子契約で締結してみてください。郵送の手間がなくなり、印紙代も節約でき、契約書の管理も楽になることを実感できるはずです。
電子帳簿保存法への対応も見据えると、契約書の電子化は「やるかやらないか」ではなく「いつ始めるか」の問題です。税理士事務所との契約書という身近なところから、一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。