介護施設では、入居契約や利用契約など多くの契約書が日々交わされています。契約書の準備から署名の取得、保管まで、紙での運用に負担を感じている施設も少なくないでしょう。
この記事では、介護施設で扱う契約書の種類と管理上の課題を整理したうえで、電子契約を導入するメリットや具体的な進め方を解説します。
介護施設で交わされる契約書の種類
介護施設では、サービス提供にあたってさまざまな契約書を取り交わす必要があります。主な契約書の種類を確認しておきましょう。
入居契約書・利用契約書
特別養護老人ホームやグループホームなどの入居型施設では、入居契約書が必要です。デイサービスや訪問介護などの在宅サービスでは、利用契約書を締結します。いずれも介護保険法に基づいて、サービス内容や料金、解約条件などを明記する必要があります。
重要事項説明書
契約締結前に、サービスの内容や職員体制、費用などを説明するための書類です。介護保険法により、契約前の交付と説明が義務付けられています。利用者やご家族が内容を理解したうえで契約できるよう、丁寧な説明が求められます。
個人情報使用同意書
介護サービスでは、利用者の健康状態や家族構成など、要配慮個人情報を扱います。個人情報保護法に基づき、情報の取得・利用について同意を得る必要があります。
医療連携に関する同意書
かかりつけ医や協力医療機関との情報共有、緊急時の対応などについて同意を得る書類です。医療と介護の連携を円滑に進めるために欠かせません。
その他の契約書
食事提供に関する契約、福祉用具のレンタル契約、通院介助の同意書など、施設の形態やサービス内容によってさまざまな契約書が発生します。
紙の契約書管理で生じる課題
介護施設の現場では、紙の契約書管理にまつわる課題が多く報告されています。具体的にどのような問題があるのでしょうか。
ご家族との日程調整が難しい
入居契約や利用契約の際には、利用者本人だけでなくご家族の署名が必要になるケースが多くあります。遠方に住んでいるご家族との日程調整は、施設スタッフにとって大きな負担です。郵送でのやり取りになると、契約締結まで数週間かかることも珍しくありません。
書類の保管スペースの確保
介護施設では、契約書を一定期間保管する義務があります。厚生労働省の基準では、サービス提供に関する記録は2年間の保管が求められています。ただし、自治体によっては5年間の保管を指導するケースもあります。利用者が増えるほど書類は増え、保管場所の確保が課題になります。
紛失・劣化のリスク
紙の書類は、火災や水害、経年劣化によって失われるリスクがあります。重要な契約書が読めなくなったり、紛失したりすると、トラブル時に証拠として示せなくなる恐れがあります。
検索・参照に時間がかかる
過去の契約内容を確認したいとき、紙の書類だとファイルを探し出す手間がかかります。担当者が不在のときに書類の場所がわからない、といった状況も起こりがちです。
印刷・郵送コスト
契約書の印刷代、郵送代、封筒代など、1件あたりの金額は小さくても、年間で見ると無視できないコストになります。特に複数の書類を同時に取り交わす入居契約では、1件あたり数百円から千円程度のコストがかかることもあります。
介護施設で電子契約を導入するメリット
紙の契約書が抱える課題を解決する手段として、電子契約の導入が注目されています。介護施設にとってどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
ご家族が遠方でもスムーズに契約できる
電子契約では、メールで契約書を送信し、オンラインで署名してもらえます。ご家族が遠方に住んでいても、来所や郵送の手間なく契約を完了できます。入居を急ぐケースでも、迅速に手続きを進められるのは大きな利点です。
保管スペースが不要になる
電子データとして保管すれば、物理的なスペースは不要です。サーバー上やクラウドストレージに保存することで、紙の書類と同等以上の保管義務を果たせます。また、バックアップを取っておけば、災害時のリスクも軽減できます。
検索・参照が簡単
電子契約システムでは、利用者名や契約日で検索できます。必要な契約書をすぐに見つけられるため、問い合わせ対応やトラブル時の確認がスムーズです。
印紙税がかからない
印紙税法上、電子契約は課税対象外とされています。紙の契約書では契約金額に応じて印紙税がかかる場合がありますが、電子契約に切り替えることでこのコストを削減できます。
改ざん防止と証跡の確保
電子契約では、署名時刻やIPアドレス、契約書のハッシュ値などが自動的に記録されます。これにより、契約書の改ざんを防止し、いつ誰が同意したかの証跡を確実に残せます。
電子契約の法的有効性
「電子契約で本当に法的に有効なのか」という疑問を持つ方も多いでしょう。結論から言えば、電子契約は法的に有効です。
電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）第3条では、本人による電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したものと推定されると定められています。つまり、適切に電子署名が行われていれば、紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。
また、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（e-文書法）により、多くの書類で紙の代わりに電子データでの保存が認められています。介護サービスに関する契約書も、一定の要件を満たせば電子保存が可能です。
介護保険法に基づく契約書や重要事項説明書についても、厚生労働省から電子的な方法での交付・保存を認める通知が出されています。ただし、利用者やご家族が電子的な方法を希望しない場合は、紙での交付が必要です。電子契約を導入する際も、相手の意向を確認することが大切です。
介護施設での電子契約導入ステップ
電子契約を導入する際の具体的な流れを見ていきましょう。
ステップ1：対象となる契約書の洗い出し
まずは、施設で使用している契約書をリストアップします。すべてを一度に電子化する必要はありません。最も件数が多いものや、郵送の手間がかかっているものから優先的に検討するとよいでしょう。
ステップ2：電子契約サービスの選定
電子契約サービスは複数あり、料金体系や機能が異なります。介護施設で選ぶ際のポイントをいくつか挙げます。
- 相手方がアカウント登録不要で署名できるか
- 高齢のご家族でも操作しやすいか
- 料金が施設の予算に合っているか
- サポート体制が充実しているか
Simple Contractは、相手方のアカウント登録が不要で、メールのリンクから署名画面にアクセスできます。ITに詳しくない方でも直感的に操作できる設計になっています。
ステップ3：契約書テンプレートの作成
既存の契約書をPDF化し、電子契約用のテンプレートを作成します。署名欄の位置や入力項目を設定しておくと、契約ごとの作業が効率化されます。
ステップ4：スタッフへの説明と試行
実際に使用するスタッフに操作方法を説明します。まずは社内や関係者間でテスト送信を行い、操作に慣れてから本格運用に移ると安心です。
ステップ5：利用者・ご家族への案内
電子契約を利用する旨を説明し、同意を得ます。紙での契約を希望される方には従来どおり対応するなど、柔軟な運用を心がけましょう。
導入時の注意点と対策
電子契約を導入する際には、いくつか注意すべき点があります。
利用者・ご家族の理解を得る
高齢の利用者やご家族のなかには、電子契約に不安を感じる方もいます。「紙と同じように法的に有効です」「操作は簡単です」といった説明を丁寧に行いましょう。希望に応じて紙での対応も可能であることを伝えると、安心してもらえます。
本人確認の方法を検討する
電子契約では、メールアドレス宛に契約書を送付し、そのメールを受け取った本人が署名する形が一般的です。必要に応じて、電話での本人確認を組み合わせるなどの運用ルールを決めておくとよいでしょう。
システム障害への備え
クラウドサービスを利用する場合、システム障害の可能性はゼロではありません。重要な契約の控えをダウンロードして保存しておくなど、バックアップの運用を決めておきましょう。
個人情報の取り扱い
電子契約サービスを選ぶ際は、個人情報の取り扱いについても確認が必要です。データの暗号化、アクセス権限の管理、サーバーの所在地などをチェックしましょう。Simple Contractでは、契約書データを暗号化して保存し、アクセス履歴も記録しています。
既存の紙契約書の扱い
電子契約を導入しても、過去に締結した紙の契約書は引き続き保管が必要です。新規の契約から電子化を進め、紙の契約書は保管期間が過ぎたものから順次廃棄するのが現実的です。
介護施設における契約書の電子化は、業務効率の向上だけでなく、利用者やご家族の利便性向上にもつながります。まずは自施設の契約業務の現状を見直し、電子契約が活用できる場面がないか検討してみてはいかがでしょうか。